關於開放空間



1983年,Harrison Owen籌辦了一場人數多達500人的會議,但是他對會議的結果卻非常失望,他發現人們最有活力、最有生產力的時候是在「休息時間」。他決定要創造出一種可以保有「咖啡休息時間」那種能量的有效的開會型式,於是就有了「開放空間的會議技巧」的誕生。Harrison 在世界各地的土著部落的不同文化中,發現了一些共同點,例如,以眾人圍成圓圈來進行會議,讓每一個人都有說話的機會。經過不斷地嘗試,他所發現(或說他再發現)的這個會議型態,如今已成功地被世界各地的公司行號、政府機關及社會團體所採用。


開放空間科技是一個開會、研習的方式,過程中會產生非常好的溝通互動、合作、創新以及面對挑戰和轉變的好策略。尤其是適用於正面臨複雜問題的組織或社區,人們對解決方式毫無頭緒、相關的關係人差異性很大、而且這個問題昨天就該被處理了,就是進行開放空間會議將佳時機。過程中,參與者會覺得被激發、活化、對自己和整個團體的共創成果感到驕傲;自動形成的委員會、任務小組會持續數週、數月甚至數年去完成自己的目標。一場半天或一天的開放空間會議,可以協助人們很快地找出共同的問題和機會,並建立相互的了解,形成彼此的連結網絡;二天半的開放空間會議,可以包括問題、機會和行動計劃,將完整的過程報告交到所有參與者手上,並一起找出下一步的優先順序。


所謂「開放空間」就是創造出一個可以相互討論的平台,沒有人知道答案,對未知開放,以隨時準備迎接驚喜(Be prepared to be surprised)的心,勇敢的提出自己的看法,同時也敞開心門,傾聽別人的想法。它提出四大原則:

  • 出席的人都是最適當的(whoever come is the right people)
  • 不管何時開始都是最適當的時間(whenever it starts is the right time)
  • 不管發生什麼,都是當時只能發生的事(Whatever happen is the only thing that could have)
  • 結束的時候就結束了(When it's over,it's over)

在開放空間會議中,每一成員都可以針對討論的主題提出自己認為重要的議題,而成為該議題的召集人,召集人必需做三件事:

--約定的時間到了,就召集大家討論。
--盡量讓每一位參與者都有機會發言。
--找人做會議記錄。

每一個議題的討論時間很有彈性,通常在一小時到一個半小時之間,可視實際情況延長或縮短。在討論的過程中,開放空間會議鼓勵參加者運用「雙腳法則」(The Law of two feet),意思是每一個人都要為自己的學習負責,你可以在某一個討論時段,參加這一時段中你有興趣參與的議題,在這個議題上,若你覺得沒有學到東西,或認為自己在這項議題上已沒有貢獻,就可以運用你的「雙腳」,很自由的到別組去討論,或暫時休息一下也可以。

每項議題的會議記錄,會張貼在「新聞牆」上,沒有參加會議的人可以藉此瞭解其它組的討論情形,進而引發新的議題,在最後做整理時,做了幾件很有意思的事:
  • 全體參加者到新聞牆看看今天所有的討論結果,若有需要可以在各議題的會議記錄上加上自己的意見,或修正自己的看法,以便整理記錄更完整。
  • 每個人發數個紅色小貼紙,貼在你認為最重要的會議記錄上,不一定每一個重點貼一張,若覺得這個實在太重要了,可以把五張貼紙貼在同一個點上。經過這個步驟之後,在新聞牆上可以很明顯的看出大家認為重要的關鍵點集中在少數的幾個地方,這已形成初步的共識。
  • 針對有初步共識的重要部分,每一個人想一想把自己在那一方面有興趣、能有所貢獻,可以主動認養或另組小組做更深入的討論。
  •  若時間允許,可針對幾項焦點問題,展開進一步的行動計劃,把大家的智慧化為行動。開放空間會議把尊重人,及相信每個人都能有所貢獻的理念,透過具體的形式(遊戲規則)展現出來,進而引發許多頗具建設性的走向行為。「理念─形式─行為」成為一種良性循環的增強回路,帶動整個會議的氣氛,爆發出一股驚人的生命力。

  熱忱及責任是構成開放空間會議型態的兩大要素。與會者可以完全讓自己的熱忱,而不是議程,來決定自己的貢獻與學習,並可以自行決定願意在會中或會後負擔多少責任。

  過去20年來,開放空間科技被運用在許多不同的組織、文化和國家,追求和諧的社區、找尋新聚合物的化學家、規劃土地使用計劃的部落和政府領導者、一起做識字教育方案的地方政府與倡導改革者、為奥運設計展示館的建築師、全鎮的鎮民會議、社區工作者協助社區戰後的重建與療癒等等。

這個工具可以運用在5到5,000人的團體裡,然而所產生的動態和結果都很接近:每個層級的人都會提供想法、新的思考和工作方式、快速地完成大量的工作、讓意見相左的人一起做某個議題和計畫、組織很有彈性、跨部門或跨社區的團隊合作、有成就感,有熱情和能量去面對未來的挑戰。

多年來,我們積極將開放空間科技介紹給台灣各界,並陸續引導過許多的開放空間會議。這其中的對象包括了:小學、大學、研究生、大小非營利組織、政府組織、企業等等,對象則包括了:學生、老師、社工人員、警察、一般公務員、經理人、社區居民、業務員、單親媽媽、老人、女性市民...等。帶來很大的回響。

運用OST於學習的地圖

因各地的活動頗多,本地圖暫搜集至2016下半年。

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